ZUGFeRD-facturen en betalingen afstemmen in Excel met AI
Een echte GetSheetAI-ontwikkelaarsdemo: ZUGFeRD-facturen in Excel afstemmen, deelbetalingen optellen, duplicaten apart houden en saldi met formules bijwerken.
Echte screenshots van een lokale ontwikkelaarsdemo met gesimuleerde gegevens, geen klantgegevens. De oorspronkelijke interface is behouden. Korte video’s bevatten versnelde verwerking.
Zeven bestanden zijn niet altijd zeven facturen. Eén factuur kan bovendien meerdere betalingen hebben. In Excel betekent afstemmen: koppelen op leverancier én factuurnummer, de bijbehorende betalingen optellen en het resterende bedrag berekenen.
Deze GetSheetAI-demo gebruikt ZUGFeRD-voorbeeldfacturen en gesimuleerde betalingen. De opname is gemaakt met een lokale ontwikkelversie met uitgebreide factuurimport; die specifieke importroute staat nog niet in de publieke versie. De afstemmethode werkt ook met factuurgegevens die al in Excel staan.
Zes facturen en vier betaalstatussen
De zeven bestanden leverden zes unieke facturen op. Rechnungsabgleich bevat het resultaat; Zahlungen behoudt de oorspronkelijke betalingen.
| Controle | Resultaat |
|---|---|
| Dubbel bestand | Eenmaal meegeteld |
| Zelfde nummer bij andere leverancier | Aparte facturen |
| Positieve openstaande saldi | 3453 EUR |
| Te veel betaald | 35 EUR apart |
| Betaling zonder factuur | 42 EUR als uitzondering |
Verreken een overbetaling bij de ene leverancier niet met een openstaand bedrag bij de andere. Beide vereisen een eigen vervolgactie.
Bereid twee brontabellen voor
De factuurtabel bevat leverancier, nummer, datum, vervaldatum, verschuldigd bedrag, valuta en bronverwijzing. De betalingstabel bevat ID, datum, ontvanger, factuurnummer, bedrag en valuta. Bewaar factuurnummers als tekst.
In de screenshot gebruiken Lieferant GmbH en Handwerker GmbH allebei 471102. Alleen het nummer opzoeken zou hun gegevens vermengen. Gebruik waar mogelijk een vaste leveranciers-ID, leg naamvarianten expliciet vast en voeg valuta toe als criterium bij meerdere munteenheden.
Een concrete opdracht aan GetSheetAI
Maak een nieuw afstemmingsblad. Koppel op leverancier en factuurnummer, tel deelbetalingen op en toon verschuldigd, betaald, resterend en status. Tel dubbele bestanden één keer mee, maar bewaar het overzicht. Toon overbetalingen en betalingen zonder factuur apart. Gebruik formules en verander de bronbladen niet.
SOMMEN.ALS kan de betalingen op meerdere criteria optellen. Een zoekformule die alleen de eerste treffer teruggeeft, telt geen termijnen op. Het saldo is verschuldigd minus betaald; bepaal ook een afrondingstolerantie voor de status.
Verander een betaling en bekijk het saldo
In het voorbeeld dekken 200 EUR en 140,96 EUR een factuur van 340,96 EUR. Op een factuur van 300 EUR is 120 EUR betaald, dus blijft 180 EUR over. Een betaling van 500 EUR op 465 EUR geeft −35 EUR: een overbetaling.
In de test veranderde 120 in 300. Het saldo ging van 180 naar 0 en het positieve totaal van 3453 naar 3273. Andere facturen en formules bleven ongewijzigd; daarna werd de oorspronkelijke waarde hersteld. Nieuwe betalingen kunnen zo het bestaande werkboek bijwerken.
Een kopie is geen bedragconflict
Een identieke kopie kan uit de totalen worden gehouden terwijl de bron behouden blijft. Verschillende bedragen bij dezelfde sleutel moeten als conflict zichtbaar blijven. Deze controle omvatte zes facturen en 48 bronvelden, niet ieder mogelijk documentformaat.
Lees ook de afstemming van facturen en betalingen en de introductie tot AI voor Excel.
