Conciliar faturas ZUGFeRD e pagamentos no Excel com IA
Veja uma demonstração real do GetSheetAI: conciliação de faturas ZUGFeRD no Excel, pagamentos parciais, duplicatas e saldos que se atualizam com fórmulas.
Capturas reais de uma demonstração local do desenvolvedor com dados simulados, não de clientes. A interface original foi preservada. Os vídeos curtos incluem processamento acelerado.
Sete arquivos nem sempre significam sete faturas. E uma fatura pode ter vários pagamentos. No Excel, o caminho é cruzar fornecedor e número da fatura, somar os pagamentos correspondentes e calcular o saldo.
Esta demonstração do GetSheetAI usa faturas ZUGFeRD de exemplo e pagamentos simulados. Foi gravada em uma versão local de desenvolvimento com importação ampliada de faturas; essa importação específica ainda não foi disponibilizada na versão pública. O método de conciliação também funciona com dados já importados para o Excel.
Seis faturas, quatro situações
Os sete arquivos resultaram em seis faturas únicas. A planilha Rechnungsabgleich mostra o resultado e Zahlungen mantém os pagamentos originais.
| Verificação | Resultado |
|---|---|
| Arquivo duplicado | Contado uma vez |
| Mesmo número, fornecedores diferentes | Faturas separadas |
| Saldos positivos em aberto | 3453 EUR |
| Pagamento excedente | 35 EUR, separado |
| Pagamento sem fatura | 42 EUR, como exceção |
Não desconte o excedente de um fornecedor do saldo devido a outro. São pendências diferentes.
Prepare as tabelas de origem
As faturas precisam de fornecedor, número, data, vencimento, valor devido, moeda e referência de origem. Os pagamentos precisam de ID, data, destinatário, referência da fatura, valor e moeda. Mantenha números de fatura como texto.
No exemplo, Lieferant GmbH e Handwerker GmbH usam o número 471102. Por isso, o número sozinho não identifica a fatura. Prefira IDs estáveis de fornecedor, mapeie nomes divergentes e inclua a moeda nos critérios quando necessário.
O que pedir ao GetSheetAI
Crie uma nova planilha de conciliação. Relacione fornecedor e número da fatura, some pagamentos parciais e mostre valor devido, pago, saldo e situação. Conte arquivos duplicados uma vez, mantendo o registro. Separe pagamentos excedentes e sem fatura. Use fórmulas e não altere as planilhas originais.
SOMASES pode somar os pagamentos por múltiplos critérios. Uma busca que retorna só a primeira ocorrência não reúne todas as parcelas. O saldo é o valor devido menos o pago; estabeleça também a tolerância de arredondamento.
Teste uma mudança no pagamento
No exemplo, 200 EUR e 140,96 EUR quitam uma fatura de 340,96 EUR. Outra, de 300 EUR, recebeu 120 EUR e ficou com 180 EUR em aberto. Uma fatura de 465 EUR com pagamento de 500 EUR resulta em −35 EUR, um excedente.
Alterar o pagamento de 120 para 300 levou o saldo de 180 a 0 e o total positivo de 3453 a 3273. As outras faturas e as fórmulas permaneceram iguais; depois o valor inicial foi restaurado. Assim, novas entradas atualizam o arquivo sem refazer toda a comparação manual.
Duplicata não é divergência de valor
Uma cópia idêntica pode ser excluída dos totais e continuar registrada. Duas linhas com a mesma chave e valores diferentes precisam de um estado de conflito. O teste verificou seis faturas e 48 campos de origem; não abrange todos os layouts possíveis.
Veja também a conciliação de faturas e pagamentos e a introdução à IA para Excel.
