Riconciliare fatture ZUGFeRD e pagamenti in Excel con l’IA
Demo reale di GetSheetAI: riconciliare fatture ZUGFeRD in Excel, sommare pagamenti parziali, separare duplicati e pagamenti in eccesso, aggiornare i saldi con formule.
Schermate reali di una demo locale dello sviluppatore con dati simulati, non di clienti. L’interfaccia originale è conservata. I video brevi includono elaborazioni accelerate.
Sette file non significano necessariamente sette fatture. Una fattura può inoltre essere pagata in più rate. In Excel bisogna abbinare fornitore e numero di fattura, sommare i pagamenti corrispondenti e calcolare il residuo.
Questa demo GetSheetAI usa fatture ZUGFeRD di esempio e pagamenti simulati. È stata registrata in una versione locale di sviluppo con importazione estesa delle fatture, non ancora distribuita nella versione pubblica. Il metodo di riconciliazione funziona anche con dati già presenti in Excel.
Sei fatture, quattro stati
I sette file rappresentano sei fatture uniche. Il risultato è nel foglio Rechnungsabgleich, mentre Zahlungen conserva i pagamenti iniziali.
| Controllo | Risultato |
|---|---|
| File duplicato | Conteggiato una volta |
| Stesso numero, altro fornitore | Fatture distinte |
| Residui positivi totali | 3453 EUR |
| Pagamento in eccesso | 35 EUR separati |
| Pagamento senza fattura | 42 EUR come eccezione |
L’eccesso pagato a un fornitore non deve nascondere l’importo ancora dovuto a un altro.
Preparare le tabelle
Per le fatture servono fornitore, numero, data, scadenza, importo dovuto, valuta e riferimento alla fonte. Per i pagamenti: ID, data, destinatario, riferimento fattura, importo e valuta. Conserva i numeri come testo.
Nello screenshot, Lieferant GmbH e Handwerker GmbH condividono 471102. Il numero da solo non basta. Usa un ID fornitore stabile quando disponibile, mappa esplicitamente i nomi diversi e includi la valuta se il file ne contiene più di una.
Una richiesta concreta all’IA
Crea un nuovo foglio di riconciliazione. Abbina fornitore e numero di fattura, somma i pagamenti parziali e mostra dovuto, pagato, residuo e stato. Conta una sola volta i file duplicati, mantenendone traccia. Separa pagamenti in eccesso e senza fattura. Usa formule e non modificare i fogli originali.
SOMMA.PIÙ.SE può aggregare più pagamenti. Una ricerca del primo risultato non somma le rate. Il residuo è il dovuto meno il pagato; definisci anche una tolleranza di arrotondamento per assegnare lo stato.
Quando cambia un pagamento
Nel caso, 200 EUR più 140,96 EUR saldano una fattura da 340,96 EUR. Su un’altra fattura da 300 EUR sono stati pagati 120 EUR: restano 180 EUR. Pagare 500 EUR su 465 EUR produce −35 EUR, cioè un eccesso.
Nel test, modificare 120 in 300 porta il residuo da 180 a 0 e il totale positivo da 3453 a 3273. Le altre fatture e le formule restano invariate. Il valore iniziale è stato poi ripristinato. La cartella può così seguire i nuovi pagamenti senza rifare tutto manualmente.
Copia e conflitto non sono la stessa cosa
Una copia identica può essere esclusa dai totali mantenendo il riferimento. Importi diversi per la stessa chiave richiedono invece uno stato di conflitto. La verifica comprende sei fatture e 48 campi di origine, non tutti i possibili formati.
Approfondisci con la riconciliazione di fatture e pagamenti e la guida all’IA per Excel.
