Conciliar facturas ZUGFeRD y pagos en Excel con IA
Caso real de desarrollo con GetSheetAI: concilia facturas ZUGFeRD y pagos en Excel, suma pagos parciales y separa duplicados, saldos pendientes y pagos en exceso.
Capturas reales de una demostración local del desarrollador con datos simulados, no de clientes. Se conserva la interfaz original. Los vídeos breves incluyen procesamiento acelerado.
Siete archivos no siempre representan siete facturas. Una factura tampoco tiene por qué corresponder a un único pago. Para conciliarlos en Excel, cruza proveedor y número de factura, suma los pagos coincidentes y calcula el saldo.
Esta demostración de GetSheetAI usa facturas ZUGFeRD de ejemplo y pagos simulados. Se grabó en una versión local de desarrollo con importación ampliada de facturas; esa ruta de importación todavía no está desplegada en la versión pública. El método también sirve con facturas ya importadas a Excel.
El resultado: seis facturas y cuatro estados
Los siete archivos se consolidaron en seis facturas únicas. Rechnungsabgleich contiene el resultado y Zahlungen conserva los pagos originales.
| Comprobación | Resultado |
|---|---|
| Archivo duplicado | Contado una sola vez |
| Mismo número, distinto proveedor | Facturas separadas |
| Saldos pendientes positivos | 3453 EUR |
| Pago en exceso | 35 EUR, por separado |
| Pago sin factura | 42 EUR, como excepción |
No conviene compensar el exceso de un proveedor con el saldo pendiente de otro: son problemas diferentes.
Prepara las dos tablas
La tabla de facturas necesita proveedor, número, fecha, vencimiento, importe a pagar, moneda y referencia del archivo. La de pagos necesita identificador, fecha, destinatario, número de factura, importe y moneda. Conserva los números de factura como texto.
En la captura, Lieferant GmbH y Handwerker GmbH comparten el número 471102. Buscar solo ese número mezclaría sus registros. Usa un identificador estable de proveedor cuando exista y un mapa explícito para nombres diferentes. Con varias monedas, añade la moneda como criterio.
Una instrucción útil para GetSheetAI
Crea una hoja de conciliación. Cruza proveedor y número de factura, suma pagos parciales y muestra importe, pagado, saldo y estado. Cuenta los archivos duplicados una sola vez, pero conserva su registro. Separa los pagos en exceso y sin factura. Usa fórmulas para los saldos y no cambies las hojas originales.
SUMAR.SI.CONJUNTO puede sumar varios pagos coincidentes. BUSCARX por sí solo no suma todas las cuotas. El saldo es el importe de la factura menos lo pagado; define una tolerancia de redondeo antes de asignar estados.
Qué ocurre al modificar un pago
En el ejemplo, 200 EUR más 140,96 EUR cubren una factura de 340,96 EUR. Otra factura de 300 EUR tiene 120 EUR pagados y 180 EUR pendientes. Una factura de 465 EUR con 500 EUR pagados presenta −35 EUR: un exceso.
Al cambiar el pago de 120 a 300, el saldo pasa de 180 a 0 y el total pendiente positivo de 3453 a 3273. Las demás facturas y fórmulas no cambian. Después se restauró el pago original. La ventaja práctica es actualizar el libro existente, sin repetir toda la comparación manual.
Duplicado no significa conflicto
Una copia idéntica puede excluirse del total manteniendo su referencia. Dos registros con la misma clave y diferentes importes deben aparecer como conflicto, no eliminarse silenciosamente. Este caso comprobó seis facturas y 48 campos de origen; no garantiza todos los formatos posibles.
Consulta la conciliación de facturas y pagos en Excel para otro ejemplo con tablas, o la guía de IA para Excel.
